Огляд обліково-статистичної роботи в

 Зачепилівському районному суді Харківської області за 2025 рік

Зачепилівським районним судом Харківської області  проведено огляд стану організації ведення обліково-статистичної роботи  суду, проведені організаційні та практичні заходи, спрямовані на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, достовірності показників, правильності складання статистичних звітів та своєчасного подання їх до територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області.

Планування роботи суду

Планування роботи Зачепилівського районного суду Харківської області здійснюється на початку кожного робочого року. План роботи Зачепилівського районного суду Харківської області на 2025 рік  затверджений головою суду  27.12.2024. План роботи включає в себе планування організаційної (у тому числі з питань діловодства та судової статистики), аналітичної, кадрової роботи, узагальнення судової практики, підвищення кваліфікації суддів та працівників апарату суду, фінансово- господарська діяльність, контроль та перевірку виконання. Контроль за виконанням завдань здійснює керівник апарату суду. Планування роботи з питань діловодства та судової статистики на 2025 рік включало проведення оперативних нарад з питань діловодства та судової статистики, підвищення кваліфікації працівників, проведення внутрішніх навчань, підготовку та здачу статистичних звітів та інформації, перевірку дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, а саме: ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили; якість складання звітності, своєчасність направлення до ЄДРСР інформації про ДНЗС та ін.  За результатами виконання заходів складалися відповідні документи, які містяться у номенклатурних справах.

Надання методичної та практичної допомоги працівникам суду з питань діловодства (первинного обліку) та ведення судової статистики

Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує керівник апарату суду та старший секретар суду.

Методичні матеріали з ведення діловодства, судової статистики, надані територіальним управлінням Державної судової адміністрації у Харківській області, та підготовлені керівником апарату суду доводяться до відома працівників апарату суду під підпис та обговорюються на оперативних нарадах. 

Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Всі працівники апарату суду ознайомлені з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства у суді. 

            Методичну допомогу працівникам апарату суду з ведення діловодства надає старший секретар суду, яка здійснює контроль за правильністю заповнення працівниками суду обліково-статистичних карток та здійснює  ведення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто справи кримінального провадження  та вироки ( постанови, ухвали) набрали законної сили, карток обліку сум шкоди, завданої злочином в кримінальних провадженнях та ін.

Підвищення кваліфікації працівників, які займаються первинним обліком

У суді організована робота щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників апарату, які займаються первинним обліком та судовою статистикою.

Складено Програму занять з підвищення кваліфікації працівників суду  на 2025 рік, яка затверджена в.о.голови суду та План – графік навчально – семінарських занять з підвищення кваліфікації працівників апарату на 2025 рік, який  погоджений в.о.голови суду та затверджений керівником апарату суду.

На виконання зазначених Планів відповідальними особами в 2025 році проведено навчання з працівниками апарату суду, які займаються первинним обліком та судовою статистикою, щодо вивчення змін до : Інструкції з діловодства в місцевих  та  апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України   20 серпня 2019 року № 814(із змінами),  Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України  17.02.2005 року № 21; Інструкції щодо формування картки на особу,стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 року № 169 ( зі змінами внесеним наказом ДСА України від 05.05.2025 №184) ; Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, затвердженої спільним наказом ГПУ, МВС,СБУ, МДЗУ,МОУ,ДСАУ 22.04.2013 №52/394/172/71/268/60, щодо заповнення ОСК в комп’ютерній програмі «Д-3»; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39; щодо порядку формування звітності та ін.

Проведення перевірок з питань первинного

обліку та судової статистики

У Зачепилівському районному суді щорічно складається план- графік перевірок  роботи окремих ділянок роботи суду та працівників апарату суду , який затверджуються в.о.голови суду. У плані- графіку  зазначається інформація про виконання запланованих заходів із зазначенням дати проведення та номенклатурного номеру справи, в якому зберігаються документи по перевірці. У 2025 році були проведені  перевірки роботи канцелярії суду з питань організації роботи із судової статистики , ведення діловодства та архівної справи, робота консультанта суду з ведення кадрової роботи, робота секретарів судового засідання щодо ведення журналів розгляду справ та матеріалів та своєчасність здачі справ до канцелярії суду.  Крім того , старшим секретарем та секретарями суду щомісячно перевіряється  повнота та правильність заповнення ОСК по всіх категоріях справ в КП «Д-3», керівником апарату здійснюється контроль за своєчасним направленням в ЄДРСР судових рішень та інформації про ДНЗС шляхом вибіркової перевірки в КП «Д-3». Результати перевірок доводяться до відома відповідальних осіб, обговорюються на оперативних нарадах. План-графік перевірок разом з актами  зберігається у номенклатурній справі  « Плани роботи суду та документи щодо їх виконання»

Робота канцелярії суду з питання первинного обліку

та судової статистики

Первинний облік справ і матеріалів та ведення судової статистики здійснюється працівниками канцелярії суду, в якій працюють старший секретар та два секретаря суду. Наказом керівника апарату суду затверджені посадові інструкції зазначених осіб, які визначають ведення первинного обліку та судової статистики працівниками по окремих категоріях справ. На старшого секретаря суду покладені обов’язки по веденню справ кримінального провадження, на секретаря суду покладено обов’язки по веденню справ цивільного провадження та адміністративних справ, на іншого секретаря суду -  справ про адміністративні правопорушення.

Реєстрація та облік судових справ та матеріалів здійснюється канцелярією суду щоденно, протягом усього робочого часу, обліково-статистичні картки на справи заповнюються в день надходження справ, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства в місцевих  та  апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України   20 серпня 2019 року № 814 ( далі – Інструкція).

До обліково-статистичних карток при реєстрації справ вноситься вся необхідна інформація, дати призначення справ до розгляду вносяться секретарями судового засідання в день призначення справ до розгляду, дати, на які відкладені справи, вносяться до ОСК в день проведення судового засідання, що відповідає вимогам Інструкції .

Складання звітів про стан здійснення правосуддя

            Складання статистичних звітів про роботу суду контролює керівник апарату суду, формують статистичні звіти секретарі суду, які здійснюють первинний облік судових справ та матеріалів по певній категорії справ.

У посадових інструкціях працівників апарату суду (старший секретар суду та секретарі суду) визначено обов’язок по формуванню статистичних звітів по відповідній категорії справ. До відома виконавців звітів доводяться графіки подання звітності, проводяться заняття з питання формування статистичної звітності у автоматичному режимі, проводиться попередня перевірка ОСК на предмет якісного заповнення карток, повного внесення інформації щодо руху справ.

            Виконавцями звіту постійно дотримуються строки подачі статистичних звітів до ТУ ДСА України у Харківській області, Харківського апеляційного суду та Державної судової адміністрації України . Питань та зауважень з приводу неякісного чи недостовірного  формування статистичних звітів не виникало.

            Відповідно до посадових обов’язків формування карток на осіб, відносно яких розглянуті справи кримінального провадження, покладено на помічників судді. Картки на осіб заповнюються відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА від 15.12.2013 року №169(зі змінами внесеними наказом ДСА України від 05.05.2025 № 184). Картка формується одразу ж після винесення судового рішення тільки стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли обвинувальні акти, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, про застосування примусових заходів медичного характеру або про застосування до неповнолітнього обвинуваченого примусових заходів виховного характеру, чи стосовно яких розпочате кримінальне провадження відповідно до статті 477 Кримінального процесуального кодексу України. У разі направлення матеріалів кримінального провадження за підсудністю, картка на особу не заповнюється. На кожну особу, стосовно якої розглядалися матеріали кримінального провадження, формується окрема картка.

            У картках заповнюються всі передбачені формою реквізити. Після набрання чинності у картках проставляється дата набрання судовим рішенням законної сили та підписується головуючим у справі суддею.

            Наказом керівника апарату суду надано право доступу до автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерної програми «Д-3»  працівникам апарату Зачепилівського районного суду Харківської області, що відповідає п. 2.1 Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Формування та передача звітів про роботу суду здійснюється виключно в автоматичному режимі засобами автоматизованої системи документообігу КП « Д-3».

Реалізація матеріалів вивчення, перевірок (оперативних нарад)

Виявлені недоліки обліково- статистичної роботи усуваються негайно в ході перевірки, доводяться до відома голови суду, відповідальних осіб та обговорюються на оперативних нарадах суддів та працівників апарату суду. Мають місце поодинокі випадки щодо несвоєчасного внесення інформації про дату набрання судовими рішеннями законної сили . Грубих порушень, що суттєво б впливали на стан обліково-статистичної роботи в суді, працівниками апарату не допускаються, питання про притягнення осіб до дисциплінарної відповідальності не порушувалися.

Висновок по стан обліково-статистичної роботи

Стан обліково-статистичної роботи в Зачепилівському районному суді Харківської області  відповідає вимогам нормативно-правових актів, які регламентують питання організації та ведення судової статистики .

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів доцільно:

• продовжувати контроль за веденням діловодства в суді;
• при первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, приділяти увагу повноті заповнення документів первинного обліку ;
• систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при заповненні ОСК в електронному вигляді та формуванні статистичних звітів;
• на семінарських заняттях з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, більше уваги приділяти вивченню положень та змін Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів» .

Керівник апарату

Зачепилівського районного суду

Харківської області                                                                                       Олена Гарнюк