Довідка

щодо  проведення перевірки  організації та ведення діловодства

в Зачепилівському районному суді Харківської області

за  2025 рік

 Відповідно до вимог п.9 розділу I  « Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України », затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року №814 (зі  змінами), далі – Інструкція, в суді розроблено План проведення внутрішніх перевірок щодо дотримання  працівниками апарату суду вимог Інструкції  на 2025 рік.

 Протягом 2025 року , відповідно до Плану внутрішніх перевірок , проводились перевірки по  напрямках:

• загальні питання ведення судового діловодства;
• порядок реєстрації та обліку документів вхідної кореспонденції ;
• передавання процесуальних документів (судових справ) для розгляду ;
• фіксування судового процесу технічними засобами;
• приймання. облік і зберігання речових доказів;
• судові виклики і повідомлення;
• своєчасність передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду ;
• надання судових справ для ознайомлення ;
• облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду;
• ведення номенклатурних справ в суді;
• опрацювання та надсилання вихідних документів;
• опрацювання документів електронного суду .
• Діловодство Зачепилівського районного суду Харківської області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Гарнюк Олена Василівна. Яка забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат щодо організаційного забезпечення діяльності суду.

  У своїй роботі працівники суду керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами) , Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року № 39 (зі змінами).

  Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом в.о.голови суду.

Плани роботи суду складаються на рік та зберігаються в номеклатурній справі №01-13/2025. Плани містять відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про  виконання. 27.12.2024 року в.о.голови суду затверджені Плани роботи суду на  2025 рік.

Відмітки про виконання проставляються по мірі виконання поставлених завдань згідно дати виконання.

При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.

Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення -  аналізи, письмові довідки, акти перевірок.

У суді на постійній основі проводяться навчання, доповіді за кожною темою.

Проводяться наради (збори) з працівниками апарату суду.  У 2025 році проведено 11 оперативних нарад, які оформлені протоколами (номенклатурна справа № 01-09).

У суді ведеться Номенклатура справ суду, затверджена 20.11.2025 в. о. голови суду, відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 (зі змінами) ,Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України 07.12.2017 за № 1087( зі змінами), Про затвердження порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 №1487 .

Ведеться робота зі зверненнями громадян та інформаційними запитами (розділ 3 номенклатури справ суду). Керівником апарату суду Гарнюк О.В. робота ведеться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», внутрішніх організаційних документів. У суді ведуться номенклатурні справи №03-04 « Листування з громадянами щодо розгляду їх звернень », №03-05 «Листування з громадянами та організаціями щодо розгляду запитів на отримання публічної інформації » , №03-09 « Журнал прийому громадян керівництвом суду », №03-10 « Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян», № 03-12 « Журнал реєстрації публічних запитів».

• Перевіркою було встановлено, що працівники канцелярії суду щоденно протягом робочого часу забезпечують прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду . Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється в АСДС відповідно до вимог п.2.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року № 39 (зі змінами).

            Вхідні документи реєструються діловодом суду у день надходження або не пізніше наступного робочого дня та передаються виконавцям під підпис  в реєстрі вхідної кореспонденції з відповідною відміткою в АСДС .

  Процесуальні документи та судові справи, які надходять до суду реєструються та скануються діловодом суду. Після завершення розподілу судових справ, старший секретар суду формує та роздруковує « Контрольний журнал судових справ і документів переданих для розгляду судді » - справи та матеріали кримінального провадження, секретарі суду відповідно  справи цивільного і адміністративного провадження  та справи про адміністративні правопорушення. Справи та матеріали передаються судді для розгляду під підпис.

 Порушень порядку приймання та реєстрації вхідної кореспонденції, передавання процесуальних документів і судових справ та матеріалів для розгляду, не встановлено.

• Відповідно до Положення про прядок функціонування окремих підсистем( модулів) ЄСІТС, затвердженої рішенням Вищої ради правосуддя 17.08.2021 № 1845/0/15-21 ( зі змінами), Інструкції щодо роботи з технічними засобами фіксування судового засідання, затвердженої наказом ДСА України № 156 06.06.2022  секретарями судового засідання, за допомогою ТЗФСП «Акорд» з використанням підсистеми відеоконференцзв’язку, здійснюється фіксування судового процесу.

  ТЗФСП « Акорд» перебуває в робочому стані, порушень секретарями судового засідання фіксування судового процесу не встановлено.

• Приймання, облік і зберігання речових доказів проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок вилучення,обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду ( в новій редакції), затвердженої наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, СБУ, Верховного суду України, ДСА України від 27.08.2010 №51/401/649/471/23/125.

  Відповідальною особою за зберігання і облік речових доказів в суді визначено старшого секретаря суду Бабенко І.А. ( наказ № 02.05- 10 від 08.04.2020р.).

  Крім цього, відповідно до вимог Інструкції, відповідальною особою ведеться Журнал обліку речових доказів, який включений до номенклатури суду ( № 01-  40), пронумерований, прошитий, скріплений підписом керівника апарату суду та гербовою печаткою суду . У журналі робляться відповідні записи про рух речових доказів у справі.

   23.12.2025р. було проведено перевірку стану та умов зберігання речових доказів,правильність ведення документів по їх прийому, обліку, передачі. За результатами перевірки складено відповідний акт .

Порушень правил обліку та зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання не встановлено. 

• Секретарі судового засідання за розпорядженням головуючого судді повідомляють учасників процесу про дату, час і місце судового засідання чи вчинення відповідної процесуальної дії шляхом надсилання судових викликів, повідомлень та повісток.

  На підставі письмових заяв учасників процесу секретарі судового засідання надсилають судові повістки в електронній формі за допомогою SMS-повідомлень через АСДС.

   Особи, які перебувають під вартою, викликаються до суду через адміністрацію місця попереднього ув’язнення у встановленому законодавством порядку.

   Діловодом суду в АСДС вносяться відомості про факт вручення (не вручення) документів адресатові та дату отримання судом повідомлення . Розписки осіб, судові повідомлення та виклики, які повернулися у зв’язку з

неврученням їх адресатові, секретарями судового засідання долучаються до матеріалів справи.

   Порушень оформлення та надсилання судових викликів, повідомлень та повісток не встановлено.

• Проведено перевірку своєчасності передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду справи суддею.

                За результатами перевірки встановлено, що судові справи своєчасно передаються секретарями судового засідання до канцелярії суду після розгляду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами).

                 В процесі вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення.

                Матеріали, які надходять до суду підшиваються відповідно до хронології. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх  розписки про отримання повідомлень про день та

час розгляду справи, або повідомлення про доставку повісток у вигляді СМС-повідомлення.

               Заповнення обкладинок на справу здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії, були вказані дати розгляду справи, зроблений опис документів.

                Всі матеріали, які мають  відношення до  конкретної справи  у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів по справі.

                За результатами перевірки рекомендовано секретарям судового засідання дотримуватися строків передачі справ до канцелярії після їх розгляду суддею.

• Справи (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення видаються працівниками апарату суду за резолюцією в.о.голови суду. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження ) проводиться в присутності працівника апарату суду у визначеному місці, протягом усього робочого часу суду. Факт ознайомлення фіксується працівником апарату суду в Журналі видачі справ ( матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення , який включений до номенклатури суду (№ 01-38) . У 2025 року у журналі обліковується 26 записів щодо видачі справ для ознайомлення.

       Порушень оформлення та ведення журналу, видачі справ не встановлено.

• Печатки та штампи суду обліковуються у Журналі обліку печаток та штампів суду, який включений до номенклатури суду (№ 01-34). Журнал пронумерований, прошитий ,підписаний керівником апарату суду із засвідченням відбитком гербової печатки суду. Перевірка наявності печаток , штампів, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік . Результати перевірки відображаються в акті та робиться відмітка у відповідному журналі

обліку. Наказом голови суду  № 02.02- 15 від 19.12.2019р.  затверджено Порядок обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Зачепилівському районному суді Харківської області, визначено особу відповідальну за облік печаток і штампів суду, затверджено перелік осіб підписи яких скріплюються гербовою печаткою суду, затверджено перелік осіб відповідальних за використання та зберігання печаток та штампів суду .

          23.12.2025р. було проведено перевірку наявності та стану печаток, штампів суду та складено відповідно акт .Порушень порядку обліку, зберігання, використання печаток та штампів суду не встановлено.

• Вихідна кореспонденція суду відправляється відповідальними працівниками після її реєстрації в АСДС відповідно до Положення до вимог п.2.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року № 39 (зі змінами).

       Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 №270 (із змінами)  та електронного зв’язку .

Листування, яке не стосується провадження у судових справах, здійснюється із застосування кваліфікованого електронного підпису (ЕЦП) відповідно до Тимчасового порядку обміну офіційними електронними докумен  тами між місцевими та апеляційними судами, ДСА України, її територіальними управліннями ДСА України, підприємствами, що належать до сфери управління ДСА України, затвердженого наказом ДСА України 15.11.2016 №231  . 

         Порушень реєстрації та надсилання вихідної кореспонденції не виявлено.

          З огляду на викладене, з метою належної організації роботи суду продовжувати здійснювати контроль за дотриманням працівниками апарату суду вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України , Положення про автоматизовану систему документообігу суду, проводити періодичні навчання з працівниками апарату суду щодо вивчення змін діючого законодавства та застосуванні їх в роботі.

           Інформацію, викладену у даній довідці , довести до відома працівників апарату суду.

Керівник апарату

Зачепилівського районного суду

Харківської області                                                                                                    Олена ГАРНЮК